L’aggiornamento dell’Annex 19 delle Good Manufacturing Practices europee interviene su un ambito delimitato, ma significativo: i reference e retention samples relativi ai medicinali oggetto di importazione, distribuzione o commercio parallelo.
La Commissione europea ha adottato il documento C(2026) 4135 final il 23 giugno 2026. La nuova versione, che rivede quella del 2006, si applica dal 24 settembre 2026. La modifica da leggere con attenzione è nel nuovo paragrafo 9, dedicato ai prodotti riconfezionati.
ANNEX 19 Good Manufacturing Practices
Due campioni, due funzioni
Il reference sample è conservato per consentire eventuali analisi successive sul materiale o sul prodotto. Il retention sample serve invece a identificare e ricostruire la presentazione del medicinale finito, compresi confezionamento, etichettatura, foglio illustrativo, numero di lotto e scadenza.
Le due funzioni possono coincidere in particolari situazioni, ma non sono equivalenti in linea generale. Questa distinzione è decisiva per comprendere perché la nuova alternativa fotografica riguardi il retention sample dei prodotti riconfezionati e non una sostituzione generale dei campioni destinati a esami analitici.
Che cosa prevede il nuovo paragrafo 9
Il punto 9.1 dispone di conservare i campioni fisici dei materiali di confezionamento impiegati nel riconfezionamento — per esempio etichette, astucci, fogli illustrativi e inserti — per la durata di validità del prodotto riconfezionato.
Il punto 9.2 precisa che non sono richiesti reference samples del prodotto riconfezionato. Il punto 9.3 richiede un retention sample per ogni operazione di riconfezionamento, da conservare almeno fino a un anno dopo la scadenza del medicinale.
Secondo il punto 9.4, il campione deve rappresentare il prodotto riconfezionato immesso sul mercato e comprendere confezione primaria e secondaria. Se la confezione secondaria originale non viene aperta, è sufficiente conservare soltanto il materiale di confezionamento utilizzato.
La condizione per il campione fotografico o digitale
Il punto 9.5 consente una soluzione alternativa soltanto quando sia debitamente giustificato che il retention sample fisico non possa ragionevolmente essere conservato e quando l’autorità competente abbia espresso preventivamente il proprio accordo.
La formula utilizzata nel testo impedisce di interpretare il digitale come opzione liberamente intercambiabile con il campione fisico. Per l’operatore il passaggio preliminare resta quindi la valutazione documentata della necessità, seguita dal confronto con l’autorità competente prima di adottare la soluzione.
Quali caratteristiche deve avere la registrazione
Le immagini devono formare una registrazione completa, di qualità sufficiente per un esame visivo integrale e per indagini equivalenti a quelle possibili su un campione fisico. Devono essere riconducibili al batch packaging record della specifica operazione.
La registrazione comprende le informazioni del confezionamento primario e secondario, compresi lotto e scadenza. Deve inoltre documentare l’applicazione dei dispositivi di sicurezza e permettere l’identificazione delle informazioni in Braille.
Il tema non riguarda quindi la semplice archiviazione di alcune fotografie: è necessario costruire un insieme di evidenze adatto a ricostruire la confezione commercializzata.
Annex 11, integrità e conservazione
Quando il campione digitale è conservato elettronicamente, il punto 9.5.4 richiede il rispetto dei principi dell’Annex 11. Tracciabilità, integrità della registrazione, protezione contro modifiche non autorizzate e disponibilità nel tempo assumono rilevanza insieme alla qualità visiva delle immagini.
Un archivio digitale è utile soltanto se le registrazioni possono essere reperite e lette per l’intero periodo previsto e se il collegamento con la documentazione di confezionamento è mantenuto.
Responsabilità della QP e accordi tra siti
Restano applicabili le previsioni generali dell’Annex 19 sulla disponibilità dei campioni. La Qualified Person che certifica il lotto deve assicurarsi che i reference e retention samples pertinenti siano accessibili quando necessario.
Dove intervengono più soggetti — titolare dell’autorizzazione, riconfezionatore, importatore e sito di rilascio — gli accordi scritti devono chiarire responsabilità, localizzazione e accesso ai campioni. La revisione non modifica questa logica di attribuzione delle responsabilità.
Le verifiche per il sistema qualità
L’aggiornamento richiede agli operatori interessati di controllare le procedure di campionamento a ogni operazione di riconfezionamento, i tempi di conservazione, i materiali fisici da mantenere e la tracciabilità. Per chi intende valutare l’alternativa digitale, si aggiungono l’analisi della sua effettiva necessità, il preventivo accordo dell’autorità e l’adeguatezza del sistema di registrazione.
La rilevanza della revisione sta nella possibilità di utilizzare strumenti digitali per una finalità GMP precisa, senza diminuire il livello di ricostruibilità documentale richiesto a tutela della qualità del medicinale.
Fonti ufficiali
Commissione europea, EudraLex Volume 4, Annex 19 – Reference and Retention Samples, C(2026) 4135 final, 23 giugno 2026; applicazione dal 24 settembre 2026.
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